ניהול משרד זו משימה מאתגרת הדורשת התייחסות לפרמטרים רבים בזמן העבודה. מומלץ שכל עובד משרד ידע לתעדף משימות, לאמץ כלי עבודה, להתייעל ולחסוך בזמן.

לפניכם 10 דרכים יעילות לחיסכון בזמן! אלו הדרכים שיעזרו לכם לייעל את ניהול המשרד שלכם, לחסוך בזמן ולהגביר את התפוקה.

להתמקד במשימות החשובות באמת! לא לבזבז זמן על טיפול בעיות חסרות חשיבות. נסו לתעדף את המשימות ולהחליט על סדר עדיפות נכון בביצוע המשימות היומיות ולא לפעול רק מכורח ההרגל.

נהלו את סדר היום שלכם בצורה חכמה, רשמו בכל בוקר את המשימות הצפויות לכם ולעובדים וסמנו בווי כל משימה שבוצעה בהצלחה. במשרדים רבים מכנס המנהל בכל בוקר את העובדים לשגרת סדר היום ויחד הם יוצרים את סדר העדיפות של המשימות היומיות. בסיום היום כל עובד שולח למנהל או לראש המחלקה שלו מייל עם כל הדברים שאותם הוא ביצע באותו היום. זהו מייל קצר ותמציתי שבו מפרט העובד את המשימות שאותן הוא ביצע ומעיר הערות הדורשות התייחסות. כאשר העובדים יודעים כי יש להם משימות יומיות שאותם עליהם לבצע וכי מתבצעת בקרה על מילוי המשימה. בעובד יארגן את סדר היום שלו כך שהוא יוכל למלא את המשימות, ימנע מבזבוז זמן ויביא לחיסכון בזמן.

ארגנו סביבת עבודה נעימה ומרגיעה. הנתונים מלמדים שבסביבה נעימה, נוחה וידידותית לעובד תפוקת העבודה של העובדים גדלה. העובדים מלאים באנרגיות חיוביות, המוטיבציה גבוהה והם מצליחים להיות כמה שיותר פרודוקטיביים בעבודה.

מנו איש תחזוקה שידאג לאחזקה תקינה של הציוד המשרדי. כאשר המדפסת לא עובדת, המחשב שובת או כאשר כל ציוד משרדי אחר אינו עובד, העובדים אינם יכולים למלא את המשימות שלהם. תחזוקה נאותה של הציוד המשרדי יביא לחיסכון בזמן וימנע שעות מתות שבהן העובדים מחכים עד שהציוד הנדרש ישוב לתפקוד.

תעבדו מול ספקים נגישים וזמינים. כל עסק חייב למצוא את הספקים הכי טובים עבורו, ספקי תשתיות אינטרנט, ספקי תחזוקה, בית דפוס זמין ומהיר ועוד. לדוגמא: בתי דפוס מעניקים שירותים רבים למשרדים כמו הדפסת חשבוניות, כרטיסי ביקור, ניירת משרדית ועוד. חשוב לבחור בית דפוס זמין ונגיש שיעניק לכם את כל השירותים שאתם זקוקים למשרד בתוך זמן קצר כדי שאתם תוכלו לעבוד ביעילות ולא לבזבז זמן על עקובים מיותרים.

עבדו עם תוכנת משימות. השימוש בתוכנת משימות זו אחת הדרכים האפקטיביות שיביאו ליעילות ולחיסכון בזמן. אתם לא יכולים לזכור הכול בראש, אתם חייבים למצוא כלי שיעזור לכם לזכור את כל המשימות המוטלות עליכם. דרך אחת היא לשלוח לעצמכם מייל תזכורת עם המשימות הנדרשות ולעקוב אחריהם, אך הדרך היעילה יותר היא ניהול באמצעות מערכת לניהול משימות. המייל שלכם מלא גם ככה במשימות שונות ואין אפשרות לתעדף בו את המשימות. תוכנת משימות טובה תעשה לכם סדר ותביא גם לחיסכון בזמן. אתם תוכלו לעקוב אחרי המשימות הפתוחות הדורשות טיפול, אילו משימות כבר נמצאות בטיפול, אלו משימות כבר טופלו ואילו משימות מחכות לטיפול על ידי צד שלישי.

יש לכם לקוחות שמתקשרים אליכם כל יום ומבזבזים את זמנכם היקר? אולי זה יפתיע אתכם אך לפעמים כדאי לוותר על לקוח בתמורה לחיסכון בזמן. אותו הדבר לגבי ספקים, אם יש לכם ספקים שמדברים יותר מאשר הם עושים, ספקים שאוהבים לפטפט אתכם ולבזבז לכם זמן יקר, החליפו אותם בספקים יעילים יותר.

השתמשו בתקשורת חכמה לניהול המשרד שלכם. הכניסו מרכזיה חכמה שבעזרתה תוכלו ליהנות מתקשורת מהירה בין העובדים. מרכזיה תעזור לכם לקיים קשר מהיר ורציף עם העובדים שלכם בכל הדרגות ובכל המחלקות.

נוסעים מהבית למשרד ובחזרה כל יום, נמצאים זמן רב על הכביש, אל תייחסו אל הזמן הזה כזמן מת. נסו להפוך אותו לזמן עבודה כדי לגרום לחיסכון בזמן בשעות המשרד. אם אתם יכולים לעבוד עם המחשב הנייד במקומות כמו ברכבת למשל, עשו זאת. טפלו בכל העניינים שאתם יכולים לסגור בטלפון, באמצעות דיבורית כמובן, או הקדישו את הזמן לשמיעה של חומרים מקצועיים שיעשירו את הידע שלכם.

למדו מהניסיון של אחרים. אל תבקרו באופן אוטומטי כל פעולה של המתחרים או אנשים אחרים. לפעמים לימוד מהניסיון של אחרים יחסוך לכם זמן רב של ניסוי וטעייה ויקצר את הדרך להצלחה.

אמצו תוכנות חכמות שיסייעו לכם להתנהל בקלות בעבודה השוטפת ולחסוך זמן. כמו לדוגמה, תוכנת שיק – צ'ק מבית "קווים הפקות דפוס". תוכנה זו תסייע לכם לעשות סדר בניהול שקים יוצאים ונכנסים, לשלוט על ההכנסות מול ההוצאות, לבצע הפקדות לבנק, להפיק קבלות ופעולות נוספות שיסייעו להתנהל נכון יותר ובצורה מאורגנת. באמצעות השימוש בתוכנה לא תעמדו חסרי אונים כאשר השקים בפנקס השיקים נגמרו דווקא כאשר אתם צריכים לכתוב שיק דחוף. תימנעו מטעויות נפוצות ויום יומיות בכתיבת השקים, זריקה של השיק השגוי לפח וכתיבת שיק חדש במקומו ועוד. אינספור בעלי עסקים שכבר עברו להשתמש בתוכנת "שיק – צק" מדווחים על חיסכון בזמן ועל עבודה יעילה ומאורגנת.

חיסכון בזמן הוא אחד הגורמים שיביא להתנהלות יעילה במשרד ולהצלחה. חפשו את הדרכים היעילות ביותר שדרכן תוכלו לנצל היטב את הזמן, לגרום להתייעלות בעבודת המשרד ולהביא להצלחה.